Kamis, 03 Desember 2009

MEMBUAT DOKUMEN, SPREADSHEET, DAN PRESENTASI

Ketika mempunyai tugas merencanakan perjalanan pejabat dari Jakarta ke Kota Jogja sangatlah repot, jadwal yang dibuat bolak-balik dikirim melalui fax/email untuk menyesuaikan kondisi acara di Jakarta dan kondisi yang akan dilaksanakan di Jogja sangatlah repot.
Ketika menulis konsep surat akan sangat menjemukan karena beberapa kali dicetak, diajukan ke pimpinan secara berjenjang untuk mendapat persetujuan, beberpa kali dikoreksi dan diubah, boros kertas, boros waktu.

Ketika bekerja sama dengan penulis lain dalam pengiriman pos ke blog atau menulis buku bersama. Harus bolak balik mengirim melalui e-mail atau melalui media lain, tidak efisien.

Coba bayangkan, sangatlah menyenangkan bila dapat mengerjakan dokumen, menulis bersama dari berbagai lokasi dan saling melihat merubahan yang dilakukan orang lain dalam waktu-nyata. Seperti bila kita menyanyi dengan bait lagu yang kita sepakti bersama, alangkah indah dan nikmatnya.

Membuat dokumen, spreadsheet, dan presentasi
Dengan menggunakan Google Documents semua impian ini dapat terwujud, Saya menggunakannya untuk mengirimkan pos ke blog saya, mengerjakan tugas tertulis, membuat catatan untuk tugas membaca, dan lain-lain. Bahkan mengedit Keputusan Perubahan Tata Urusan Dalam sudah kami kerjakan bersama dengan beberapa teman.
Ken Leebow, Pengarang: Seri buku 300 Incredible Things to Do on the Internet. “Sebagai pengarang yang sering sekali melakukan penelitian di Internet, di siang hari, saya menggunakan beberapa komputer. Dengan menggunakan [Google Documents], di mana pun saya berada, saya selalu punya salinan terbaru buku saya yang sedang dalam proses. Cara ini telah meningkatkan produktivitas saya sebab kapan pun saya punya ide atau informasi untuk dimasukkan ke dalam buku, saya cukup menggunakan komputer terdekat. Selain selalu punya salinan terbaru online, saya dapat berbagi-pakai buku itu dengan penyunting. Jadi, kami selalu mengerjakan satu salinan dan salinan itu selalu yang mutakhir”.
Yang lebih ekstrim lagi, seseorang menggunakan [Google Documents] untuk melacak pola makan dan menghitung kalori. Jauh lebih mudah mencatat makanan segera setelah menyantapnya (atau kadang langsung dari restoran) dari pada harus menunggu sampai kita pulang dan mengingat-ingat apa yang tadi kita makan dan berapa kalorinya.

Software ini sudah cukup lama direlease, tapi tampaknya belum banyak dimanfaatkan. Kita dapat dengan mudah melakukan semua hal pokok, termasuk membuat daftar yang diberi bulet, menyortir menurut kolom, menambahkan tabel, gambar, komentar, rumus, mengubah font, dll. Dan gratis.
Google Documents menerima sebagian besar format file yang populer, termasuk DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, dll. Jadi, mulailah meng-upload file Anda yang sudah ada
Cukup klik tombol toolbar untuk menebalkan, menggarisbawahi, menetapkan indent, mengubah font atau format angka, mengubah warna latar belakang sel, dst. Setelah Login ke http://docs.google.com dengan account gmail Anda

 

Berbagi-pakai dan berkolaborasi dalam waktu-nyata


Pilih siapa yang dapat mengakses dokumen.
Cukup masukkan alamat email orang-orang yang hendak di ajak berbagi-pakai dokumen tertentu, lalu kirimi mereka undangan.

Berbagi-pakai saat ini juga.
Setiap orang yang diundang, baik untuk mengedit ataupun melihat dokumen, spreadsheet, atau presentasi, dapat mengaksesnya segera setelah mereka sign in.

Mengedit dan melakukan presentasi dengan orang lain dalam waktu-nyata.
Beberapa orang sekaligus dapat melihat dan mengubah dalam waktu yang sama. Ada jendela chat di-layar untuk spreadsheet, dan revisi dokumen menunjukkan kepada siapa mengubah apa, dan kapan. Melihat presentasi bersama-sama mudah sekali, karena setiap orang yang bergabung dalam presentasi dapat secara otomatis
mengikuti si presenter.

Menyimpan dan mengelolakarya terkini dengan aman

Mengedit dan mengakses dari mana saja.
Tidak ada yang perlu di-download; Tingal mengakses dokumen, spreadsheet, dan presentasi dari komputer mana saja yang memiliki koneksi ke Internet dan browser standar. Dan gratis.

Menyimpan karya terkini dengan aman.
Penyimpanan online dan penyimpanan-otomatis membuat semua jadi mudah dan tidak usah mengkhawatirkan kerusakan hard drive lokal atau listrik mati.

Menyimpan dan mengekspor salinan dengan mudah.
Dapat menyimpan dokumen dan spreadsheet terabaik ke komputer sendiri dalam format DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF dan HTML.

Tertibkan dokumen terbaik
Dengan mudah menemukan dokumen terabaik dengan menertibkannya dalam sejumlah folder. Tarik dan taruh dokumen terbaik ke dalam sebanyak-banyaknya folder yang Anda inginkan.

Mengendalikan siapa saja yang dapat melihat dokumen Anda

Publikasikan karya terkini sebagai halaman web.
Anda dapat mempublikasikan dokumen online dengan sekali klik, sebagai halaman web berpenampilan normal, tanpa harus mempelajari hal-hal baru.

Mengendalikan siapa saja yang dapat melihat halaman Anda.
Anda dapat mempublikasikannya ke seluruh dunia, hanya kepada beberapa orang saja, atau tidak kepada siapa pun - terserah Anda. (Anda juga dapat mencabut publikasi setiap saat.)



Kirim dokumen Anda ke blog Anda.
Setelah membuat dokumen, Anda dapat mengirimkannya ke blog Anda.



Publikasikan di perusahaan atau kelompok Anda.
Dengan Google
Apps
, bahkan lebih mudah lagi untuk berbagi-pakai dokumen, spreadsheet, dan presentasi yang penting di dalam perusahaan atau kelompok Anda.

Selamat mencoba insya Allah dapat dipergunakan dengan baik
Sumber : Mbah Google